TFinanzdesaster in Apensen: Ungeklärte Zahlungen in Millionenhöhe
Patrick Bardenhagen vom Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Stade stellte die Zahlen im Finanzausschuss der Samtgemeinde Apensen vor. Foto: Laudien
Über 500 ungeklärte Ein- und Auszahlungen, diverse offene Forderungen und hohe Kassendifferenzen. Wie konnte es zu dem finanziellen Fiasko in Apensen kommen?
Apensen. Das hatte es bei einer Sitzung des Finanzausschusses der Samtgemeinde Apensen bislang eher selten gegeben. Nahezu bis zum letzten Platz war der Sitzungsraum im Apenser Rathaus am Dienstagabend besetzt. Unter den zahlreichen Zuhörern waren auch bekannte Gesichter wie die Kandidatin für das Samtgemeindebürgermeisteramt in Apensen, Tanja von der Bey, oder Sabine Benden, einst Gemeindedirektorin und Bauamtsleiterin in Apensen.
Finanzdebakel in Apensen
Grund für das große Interesse war der Bericht von Patrick Bardenhagen und Nils Ball vom Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Stade. Auf Anfrage von Ratsmitglied Rolf Suhr (CDU) wurde die Kassenprüfung für die Samtgemeinde Apensen im vergangenen Jahr bis Oktober vorgenommen. Die umfassende Präsentation offenbarte Politikern und Zuhörern nun ein absolutes Finanzdebakel.
Das Untersuchungsergebnis der Kassenprüfung wurde von den beiden Finanzexperten umfassend und verständlich unter verschiedenen Kriterien vorgestellt. Beim Forderungswesen kamen etliche alte und offene Forderungen in Höhe von insgesamt 2,1 Millionen Euro aus den Jahren 2016 bis 2025 zu Tage. „Je älter die Forderungen, um so höher ist das Ausfallrisiko“, erklärte Bardenhagen.
Je älter die Forderungen sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Kommune das Geld noch bekommt. Zum Beispiel aufgrund von Verjährungsfristen und Insolvenzen. Zudem bestünde das Risiko, dass die Jahresabschlüsse ab 2020 insgesamt im hohen sechsstelligen Bereich wegen Uneinbringlichkeit durch die erforderliche Abschreibung belastet würden.
Ungeklärte Ein- und Auszahlungen
Bei den Ein- und Auszahlungen wurden 264 ungeklärte Einzahlungen über 1,9 Millionen Euro für die Jahre 2022 bis 2025 sowie 267 ungeklärte Auszahlungen in Höhe von 0,5 Millionen Euro festgestellt. Eine der Ursachen: Alle ungeklärten Zahlungen werden erstmal der Samtgemeinde zugerechnet, auch wenn diese möglicherweise für eine der Mitgliedsgemeinden Apensen, Beckdorf oder Sauensiek bestimmt sind. Dadurch ist der ausgewiesene Anteil der Samtgemeinde und der Mitgliedsgemeinden an der Einheitskasse im Tagesabschluss falsch, so Bardenhagen.
Keine ordnungsgemäßen Tagesabschlüsse
Hohe Differenzen zeigten sich auch zwischen Kassenbestand, Buchungsbestand und dem Saldo der Finanzrechnung, wie Rechnungsprüfer Nils Ball erläuterte. Diese summieren sich auf 122.793,97 Euro, verursacht durch mehrere Sachverhalte: Für acht Konten, die Schulen und Kindertagesstätten betreffen, erfolgte die Erfassung und Buchung von Zahlungsvorgängen in der Finanzbuchführung zuletzt im Dezember 2022 und im März 2023. Davon sind noch drei Konten in Gebrauch. Die Rückstände in der Finanzbuchführung werden auskunftsgemäß erst nach Abrechnung der Schul- und Kita-Budgets für 2022, 2023 und 2024 behoben. Seit dem vierten Quartal 2020 wurden keine ordnungsmäßigen Tagesabschlüsse mehr erstellt.
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Auch zur Liquiditätsplanung gibt es Beanstandungen. Erst seit 2023 fand eine dokumentierte Liquiditätsplanung statt. Diese ist jedoch lediglich auf dem Stand der Haushaltsplanung für das jeweilige Jahr erstellt und nicht aktualisiert worden. „Ohne Aktualisierung ist sie nicht ausreichend, um die Zahlungsfähigkeit zu steuern“, so der Finanzexperte.
Beanstandungen und Ursachen für Fehler
Die Liste der Ursachen für Fehler und Rückstände ist lang.
Insbesondere sind es strukturelle und systemische Probleme, die regelmäßig in den Berichten über Jahresabschluss- und Kassenprüfungen beanstandet wurden:
- Buchungen ohne Anordnung (2009 und 2020),
- keine Ablagestruktur (2010 und 2020),
- fehlende Schnittstellen durch manuelle Datenpflege (2010, 2011, 2015),
- Bankgirokonten, die nicht in der Buchführung enthalten sind (2013, 2020),
- internes und nicht ausreichendes Kontrollsystem (2013, 2020),
- häufiger Personalwechsel,
- längere Vakanzen im Fachbereich der Kassenführung seit 2019
- Mehrbelastung durch Corona-Pandemie,
- Flüchtlingsströme,
- ein unglücklicher Wechsel der Finanzbuchführungssoftware 2022.
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Wie bekommen wir jetzt die Kuh vom Eis? Auf diese Frage hatten die beiden Kassenprüfer die Antwort. Hieraus ergeben sich Hausaufgaben für die Verwaltung, etwa Optimierung der Arbeitsabläufe, Einhaltung der Dienstanweisung und kontinuierliche Datenpflege. Besonders wichtig: Die gezielte und ungestörte Aufarbeitung der Bearbeitungsrückstände sowie nötigenfalls die Erweiterung der Personalkapazitäten - seit längerer Zeit eines der Hauptprobleme in Apensens Verwaltung.
Verantwortlich für das verheerende Ergebnis der Kassenprüfung sind auch personelle Schwachstellen im Apenser Rathaus. Foto: Susanne Laudien
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