TVerwaltung treibt an: Fredenbeck auf dem Sprung zur smarten Kommune
Der Samtgemeinderat erhält einen Einblick in eine 360-Grad-Analyse zu Fredenbeck. Foto: Bisping
Fredenbecks Verwaltung will digitaler werden und hat mit einer externen Firma ein Strategiepapier erarbeitet. Von diesem Schritt sollen auch die Bürger profitieren.
Fredenbeck. Online geht für Bürgerinnen und Bürger der Samtgemeinde schon was: Sie können Termine machen oder Dokumente bestellen, sich in der Rubrik „Bürgertipps“ einbringen oder Dienste per Paypal bezahlen. Es gibt das Online-Serviceportal. Die Verwaltung will die Digitalisierung weiter vorantreiben. Dafür hat sie sich analysieren lassen.
Tanja Hanna von dataport.kommunal ist in Strukturen und Arbeitsabläufe des Fredenbecker Rathauses eingetaucht und hat eine 360-Grad-Analyse erstellt. Mit der Verwaltung hat sie ein „Strategiepapier Digitalisierung“ verfasst. Das stellte sie jetzt dem Samtgemeinderat vor.
Durch Digitalisierung mehr Lebensqualität ermöglichen
Was braucht eine digitale Kommune, damit sie zum zentralen Lebensort der Anwohner werden kann? Natürlich eine bürgernahe digitale Verwaltung, an der Bürger mitgestalten, Behördenbesuche erledigen, digital an Abstimmungen teilnehmen können oder verstärkt in kommunalpolitische Prozesse eingebunden werden.
Kurz: Digitalisierung soll nicht nur Verwaltungsabläufe verschlanken und vereinfachen, sondern den Bürgern mehr Lebensqualität ermöglichen.
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So, wie die Fredenbecker Verwaltung möchte, dass die Digitalisierung Fahrt aufnimmt, will es auch das Land Niedersachsen: Es fördert das Strategiepapier im Rahmen des Projektes „Digitale Kommune Niedersachsen“ zu 100 Prozent. Ein Impuls, der die Digitalisierung in sämtlichen Kommunen voranbringen soll. Was steckt hinter dem Papier?
Niedersachsenweit nehmen 250 von circa 440 Kommunen an dem Projekt teil - freiwillig, betont Beraterin Hanna. Deutlich wird: Das Digitalisierungsniveau der Kommunen ist unterschiedlich.
Größte Herausforderung: Prozessmanagement und -optimierung
Dabei liege deren größte Herausforderung im Bereich Prozessmanagement und -optimierung und der Komplexität der IT-Strukturen, heißt es auf der Homepage von dataport.kommunal. Digitalisierung bedinge einen „Change-Prozess“, oder zu Deutsch: Veränderungen sind notwendig.
Alte Prozesse funktionierten nicht mehr, heißt es weiter, neue müssten erarbeitet und implementiert werden. „Viele Verwaltungen jedoch, so die Ergebnisse, nutzen derzeit analoge und digitale Prozesse parallel.“
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In Fredenbeck sei das Projekt jetzt abgeschlossen, so Hanna. Kick-off war im Dezember 2023, gefolgt von einer Bestandsaufnahme mit Fragebögen und Interviews, einer Analyse-Präsentation, zwei Workshops. Wo hakt es?
Zum digitalen Arbeiten fehle in Kommunen oft eine digitale Aktenlage; ein nicht ausreichend implementiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) erschwere die Abläufe ebenfalls. Kommunen seien willens, doch die Implementierung verzögere sich häufig.
Hindernisse senken Akzeptanz der Digitalisierung
Angestellte hätten ein „ausbaufähiges Verständnis für die Prozessdokumentation, aber nur sehr begrenzte Ressourcen“. Weitere Hindernisse seien unzureichende Schnittstellen zwischen den Systemen. Ein Beispiel sind demnach sogenannte Medienbrüche - der Wechsel des Mediums und das Gegenteil von Arbeitserleichterung.
Tanja Hanna erklärt: „Ich bekomme Daten digital rein, muss sie aber doch wieder ausdrucken.“ Das senke nicht selten die Akzeptanz der Digitalisierung. Ein klares Ziel sei, optimale Voraussetzungen zu schaffen.
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Hanna sagt, gemessen an der durchschnittlichen Selbsteinschätzung der Kommunen sei Fredenbeck im Bereich digitale Infrastruktur und Netze schon „relativ gut aufgestellt“. Fredenbeck gibt sich hier selbst einen Wert von 3,0. Der Durchschnitt ähnlich großer Kommunen liegt bei 2,76.
Als digitaler Arbeitgeber schätzt sich Fredenbeck mit 1,93 allerdings unterdurchschnittlich stark ein, der Durchschnitt liegt bei 2,29. Die Infrastruktur müsse passen und Mitarbeiter geschult werden. „Die Digitalisierung nimmt erst richtig Fahrt auf“, sagt Hanna und ergänzt: „Es passiert schon viel.“
Ein DMS für die ganze Verwaltung
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die gesamte Verwaltung sei geplant, sagt Samtgemeindebürgermeister Matthias Hartlef. „Sonst macht es keinen Sinn.“ Die Samtgemeinde werde eine entsprechende Lösung finden, „in welchen Schritten es eingeführt wird, kann ich noch nicht sagen“.
„Wir sind begeisterungsfähig“, so der Erste Samtgemeinderat Ralph Löblich. „Wir sind willens loszulegen, brauchen aber Unterstützung.“
Die Mitglieder des Samtgemeinderats sind sich einig: Sie stimmen für die Empfehlung der Verwaltung, bis zum 1. Januar 2027 ein DMS als zentrales Element der Digitalisierung einzuführen. Und im Haushalt 2025 sind für die nächsten Schritte 160.500 Euro eingeplant.
